En tant que professionnel du marketing, il est important de comprendre comment le RGPD peut impacter votre activité et comment vous pouvez contribuer à la protection des données personnelles de vos clients et utilisateurs. En effet, depuis son entrée en vigueur (en 2018, et oui !), le Règlement Européen a profondément modifié la manière dont les entreprises collectent, traitent et utilisent les données personnelles de leurs clients et prospects.
Les obligations imposées par le RGPD visent à protéger les individus et à garantir leur droit à la vie privée. En tant qu’entreprise, vous devenez un acteur clé dans la protection de ces données.
Découvrez dans cet article les principales obligations qui vous incombent en tant que professionnel du marketing et comment y répondre.
Obligations & opportunités
« Less is more » : Collecter un minimum
La nouvelle équation est claire : Un minimum de données personnelles collectées, traitées, conservées et plus de clarté sur les conditions de leur utilisation. Dans un premier temps, cela peut sembler un problème, mais reconnaissons que le modèle de sursollicitation n’a aujourd’hui plus beaucoup d’intérêt.
En d’autre terme, attachez-vous à ne collecter que les données nécessaires à la réalisation de votre objectif, c’est à dire de la finalité de votre campagne. On passe d’une approche quantitative (maximum de données) à une approche qualitative (données pertinentes).
Attention tout de même, l’enjeu est important et il ne faut pas le sous-estimer. Le non respect de ce principe de minimisation est susceptible de rendre le traitement illicite, et donc, de faire apparaitre un risque de sanction pour votre entreprise.
TIPS : Intégrer un processus RGPD au lancement d’une campagne marketing, avec la vérification de l’existence + du contenu de l’information des personnes concernées.
Obtenir le consentement explicite des individus
Dans le contexte de la prospection marketing, la base légale (ce qui vous autorise à traiter les données de quelqu’un) est généralement fondée sur le « consentement ». Pour être valide, le consentement doit être recueilli avant de collecter les données. Cela signifie que vous devez être transparent sur la manière dont vous allez utiliser ces données et permettre aux individus de retirer leur consentement à tout moment.
Il est important de noter que le consentement doit être donné de manière libre et univoque. Vous ne pouvez pas utiliser de langage ambigu ou trompeur pour obtenir le consentement de l’individu, ni le rendre difficile à retirer.
Nous voici donc face à un formidable levier pour rendre la communication obligatoire plus attractive. Profitez en pour utiliser des éléments de langage différenciés. En règle générale, on adapte son discours en fonction de la personne que l’on à en face de soit, non ? Et bien dans ce cas, c’est pareil. Adaptez votre information en fonction de votre cible (en respectant les mentions obligatoires, of course).
TIPS : Rédiger une bibliothèque de mentions d’information « standards », dans un premier temps, puis reprenez la, avec vos équipes pour les travailler à l’image de votre entreprise !
Respecter les restrictions sur l’utilisation des données personnelles
Dans la même logique de transparence et de respect de la vie privée, les textes ont prévus des restrictions sur la façon dont vous pouvez utiliser les données personnelles des individus.
Vous ne pouvez pas utiliser ces données à des fins qui dépassent le cadre de leur utilisation prévue, ni les vendre à des tiers sans l’autorisation de l’individu concerné. Cela signifie que vous devez être très clair sur les objectifs de votre utilisation des données et ne pas utiliser ces données de manière abusive ou illégale.
Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles
La sécurité des données constitue un des piliers de la protection des données. Le règlement européen expose de nombreuses références à cette notion de protection physique et logique des données. Le principe de violation de données s’applique à trois situations : la perte de confidentialité des données, la déformation non souhaitée des données et le perte de disponibilités des données. Il est donc indispensable de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles des individus contre toute fuite ou utilisation abusive. Cela inclut la mise en place de procédures de gestion des incidents de sécurité, ainsi que la formation de vos employés sur les bonnes pratiques de protection des données.
Cela peut être un défi pour votre entreprise, mais c’est une exigence cruciale pour protéger les données des individus et éviter les conséquences graves qui peuvent découler d’une fuite de données ou d’une utilisation abusive. Bien entendu, ces mesures de sécurité devront être adaptées aux risques et à la nature des données traitées. Les sanctions des autorités de contrôle sont sévères, vous veillerez donc à protéger les données de vos prospects.
Tenir à jour votre documentation et votre registre des activités de traitement
En tant que professionnel du marketing, vous devez également tenir à jour votre documentation et votre registre des activités de traitement. Cela signifie que vous devez documenter toutes les étapes de la collecte, du traitement et de l’utilisation des données personnelles, ainsi que les mesures de sécurité mises en place. Ce registre doit être accessible aux autorités de contrôle et aux individus qui souhaitent exercer leurs droits en matière de protection des données.
Ne négligez pas cette phase car la revue de vos processus est très positif. Vous améliorez la qualité de vos échanges, vous optimisez vos stockages et vos sauvegardes et cette hygiène informatique permettra aussi de protéger vos données confidentielles, le secret de vos affaires. Et la cerise sur la gâteau… vos collaborateurs monteront en compétences sur ces sujets.
Comment respecter ces obligations ?
Il peut être difficile de respecter toutes ces obligations en tant que professionnel du marketing. Pour vous aider à cette tâche, utilisez des outils de gestion de la protection des données et structurez votre mise en conformité. Notre application métier dpo-solutions, vous accompagne dans la mise en place de votre politique de protection des données et vous aide à respecter toutes les exigences de la réglementation.
Pour en savoir plus sur les méthodes, articles, conseils et livres blancs proposés par dpo-solutions, consultez notre site et suivez-nous sur nos réseaux sociaux. Nous mettons régulièrement à disposition du contenu gratuit pour vous aider à mieux comprendre les enjeux de la protection des données personnelles et à mettre en place des solutions efficaces dans votre entreprise.